Outlook: Comment s'organiser pour gagner du temps

Préambule

  1. Les typologies d'outils, de procédures et de pratiques adaptés à la gestion de l'information

J'identifie les informations que je reçois et que je produits

  1. J'identifie mes activités journalières, mensuelles, annuelles
  2. J'évalue le temps requis chaque activité y compris la gestion des courriels et information traitée
  3. Panorama des ressources (logiciels et serveurs) mises à ma disposition
  4. J'identifie les échanges d'information avec mes collègues, quantité, typologie. Je propose une nomenclature pour gérer plus rapidement
  5. J'identifie les échanges d'information avec l'extérieur en quatité et en typologie. Je prépare les réponses types aux clients.

J'organise mon poste de travail

  1. Comment organiser les applications métiers et les rapports de statistiques (bases de données).
  2. Utiliser des rapports et les automatiser
  3. Organiser le travail collaboratif en fonction de son métier, suivi de dossier, suivi de question
  4. Gagner du temps avec des rapports et des modèles prêts à l'emploi, les raccourcis

J'harmonise ma boîte de messagerie avec mon métier

  1. Je réduis les allers-retours intempestifs entre collègues
  2. Je réduis la taille de la boîte de réception en archivant automatiquement les mails
  3. J'archive les pièces jointes des projets, des clients grâce à la gestion documentaire
  4. Je recherche des courriels anciens des pièces jointes archivées rapidement
  5. J'utilise les accès rapides aux fonctions (raccourcis, dossiers favoris)
  6. J'affine mon organisation régulièrement: j'anticipe un changement de portefeuille, de métier, je fais évoluer la gestion des courriels et des modèles prédéfinis.
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